Dominiamo il nostro tempo
No, non voglio conquistare il mondo. Vorrei solo sfruttare al massimo il tempo che il “Fato”, “Dio”, vorrà concedermi su questa terra.
Per essere in grado di gestire un progetto, dobbiamo innanzitutto organizzare in modo efficace il nostro tempo. La capacità di gestire la risorsa tempo è irrinunciabile per un manager. Molti analisti dibattono costantemente sull’argomento, e in rete è possibile trovare numerose risorse e materiale utile quantomeno ad identificare i nemici, alcuni dei quali sono:
- obiettivi non chiari
- disorganizzazione
- interruzioni
- periodi di inattività
- troppi questioni alla volta
- stress
- poco svago
Di seguito voglio condividere il mio riassunto personale dei consigli raccolti. Non è facile metterli in pratica, ma tracciano una strada alla ricerca di un metodo.
1. Definiamo gli obiettivi e suddividiamoli in un arco temporale definito.
Cosa dobbiamo fare, quando e perché. Tutti aspiriamo, per il nostro benessere, a guadagnare di più lavorando di meno. Come fare? Su quali attività puntare? In quanto tempo possiamo raggiungere i traguardi che inseguiamo?
Poniamoci queste domande almeno una volta all’anno. Nulla è impossibile, ma cerchiamo di essere realistici. Non si può fare tutto. Suddividiamo gli obiettivi almeno in annuali e mensili. Stabiliamo anche una tempistica per il controllo dell’andamento del risultato (ovviamente “il quando” dipende da cosa si controlla).
2. Definiamo le priorità
Cosa dobbiamo fare prima? Dipende rispetto a che cosa …
Chiediamoci cosa è urgente e cosa importante in questo momento per creare almeno due liste To Do. Gli incidenti in ogni caso non mancheranno ad arrivare. Accettiamo come dato di fatto che il processo di definizione delle priorità non è statico, ma dinamico e mutevole rispetto all’ambiente nel quale operiamo. In sintesi rendiamoci flessibili rispetto al cambiamento delle priorità ma non perdiamo mai di vista i nostri obiettivi.
3. Organizziamo le attività
Questa è la fase operativa del project manager. Individuare le fasi di lavorazione, suddividerle in task, determinare scadenze, stabilire “chi deve fare che cosa”, etc.
In questa fase dobbiamo solo tenere bene a mente, che una volta travolti dagli impegni non riusciremo più, o lo faremo con molta difficoltà e spreco di risorse, a trovare il “bandolo della matassa”. La gestione dei problemi e degli incidenti, previsti ed imprevisti, che incorrono durante la realizzazione di un qualsiasi progetto ci obbligherà a riorganizzarci di volta in volta. Se “l’impianto iniziale” verrà costruito senza la doverosa meticolosità e, soprattutto, il tempo necessario per renderlo robusto, si produrranno delle disfunzioni che avranno un impatto disorganizzativo su tutte le nostre attività e progetti.
4. Evitiamo le interruzioni
Impariamo a dire NO o, se preferite, a rispondere “onestamente” alla classica domanda retorica:
“Disturbo?”
in questo modo
“SI. In questo momento mi disturba, la richiamo io. Se mi invia una email per anticiparmi la questione mi fa un favore”
Oggi i canali per comunicare sono davvero tanti, e il telefono è quello meno comodo per chi svolge attività di concetto. Inoltre non lasciando traccia (o quasi), ci costringe a registrare il motivo dell’interruzione e quindi a perdere altro tempo per la tempificazione e la gestione delle richieste. Personalmente preferisco i canali asincroni come l’email e l’istant messaging. Il log infatti viene, mediante questi strumenti, creato in automatico.
Attenzione anche alle interruzioni causate dalle nostre distrazioni. Concentriamoci su un problema alla volta e definiamo le regole della nostra comunicazione e informazione globale (msn, skype, facebook, twitter, frindfeed, feedreader, etc. … tanto per citarne qualcuna). In alternativa diverrete un’altra vittima dell’Information Overload.
5. Diamoci delle pause e curiamo “The Big Rock of life”
Non ricordo, e non sono stato in grado di ritrovare, la fonte in linea di questa storia, e pertanto mi scuso con l’autore (all’epoca del ritrovamento l’ho trascritta in un file txt).
Un giorno, un consulente esperto nella Gestione del tempo, nel corso di una lezione ad un gruppo di studenti d’economia, per dimostrare una teoria utilizzò quest’esempio. Mentre si trovava di fronte agli studenti posò davanti a sé un grande vaso di cemento. Di seguito mostrò una dozzina di pietre, le mise davanti a sé ed incominciò ad introdurle nel vaso, una alla volta. Una volta che il vaso fu pieno fino all’orlo, quando non fu possibile introdurre alcun’altra pietra, egli si rivolse agli studenti e domandò: “Pensate che il vaso sia pieno?” Tutti i presenti nell’aula risposero: “Sì.” Egli chiese poi: “Davvero?”
L’esperto mostrò in seguito un contenitore pieno di ghiaia. Rovesciò poi parte della ghiaia nel vaso e scosse il vaso in modo tale che la ghiaia scendesse e riempisse gli spazi vuoti rimasti tra le pietre. Si rivolse poi agli studenti e chiese loro “Pensate che il vaso sia pieno?” A questo punto l’intera classe cominciò a comprendere la situazione ed uno degli studenti rispose: “Forse no,” ed l’esperto rispose “Bene!”.
L’esperto estrasse poi un contenitore pieno di sabbia, rovesciò parte della sabbia nel vaso, la quale scese tra gli spazi creatisi tra le rocce e la ghiaia. Ancora una volta egli chiese alla classe: “Pensate che il vaso sia pieno? E la classe rispose all’unisono: ” No!“. Ancora una volta, egli rispose “Bene.” Egli prese poi una caraffa contenente dell’acqua e la versò nel vaso fino a quando l’acqua raggiunse l’orlo del vaso. Egli si rivolse poi agli studenti e domandò: “Qual è lo scopo di questa dimostrazione?“ Uno studente rispose: “Quello di dimostrare che a discapito di quanto si sia impegnati, se si vuole si potrà sempre fare di più!“. L’esperto rispose: “No, lo scopo non era questo. La morale di questa storia è che se non s’introducono per prime le pietre grandi, non si potrebbero mai introdurre in seguito.“Quali sono le “grandi pietre” della vostra vita? I vostri figli; i vostri cari; la vostra educazione; i vostri sogni; una causa importante; insegnare o assistere gli altri; dedicarvi a quanto amate; tempo per voi stessi; la vostra salute; il/la vostro/a partner. Ricordate quindi di occuparvi innanzitutto delle GRANDI PIETRE nella vostra vita oppure rischierete di non raggiungere tutte le altre. Se spenderete troppe delle vostre energie nelle cose di minor conto, (la ghiaia, la sabbia, l’acqua) rischierete di non avere il tempo da dedicare alle questioni importanti della vostra vita (le grandi pietre).
Stasera o domani, quando rifletterete su questa storia, domandatevi: Quali sono le “Grandi Pietre” nella mia vita? Iniziate poi a mettere le Grandi Pietre nel vaso!
Bisogna darsi del tempo per recuperare energie, curare la nostra persona, quelle che più amiamo, e non dimenticare mai che lavoriamo per vivere e non viceversa per quanto possa essere bello o piacerci il nostro lavoro.
La mia interpretazione e messa in atto dei consigli raccolti
Ho una To Do list giornaliera per ogni cliente che gestisco, una per le attività di marketing / contabilità / lavoro e una per la sfera personale (utilizzo Evernote).
Per ogni progetto ho una nota Cliente .: Progetto, nella quale sono riportate le azioni per l’esecuzione del task. Non scritte, ma ineluttabilmente svolte, vi sono due attività che ormai non trovano più spazio nelle mie note in quanto impresse nella mia testa (grazie, devo dire, all’imprinting ricevuto dai miei ex datori di lavoro), e cioè registrazione della prestazione sul foglio elettronico di monitoraggio del progetto, e sul time log personale (per farlo utilizzo Teamlog, un componente di Joomla CMS).
Gestisco poi una nota che ho battezzato Log, nella quale riporto data e ora di un’interruzione, il segnalatore, chiaramente il motivo (segnalazione guasto, richiesta di assistenza/sviluppo/integrazione/modifica etc.) e il canale (email, skype, telefono, msn, di persona etc.). Questo archivio costituisce la base per l’organizzazione della successiva To Do list.
Se mi viene segnalato un guasto bloccante, cerco di svolgere una valutazione “a volo” del costo di downtime dovuto all’interruzione dell’attività dell’utente / reparto (se non l’ho potuta misurare e inventariare prima), e la confronto con il valore dell’attività che sto svolgendo. In funzione poi anche del tempo necessario per concludere il blocco di attività in corso (task), decido il da farsi.
Non ho sempre ragione. Non esiste un metodo per averla. Sono ingabbiato in un rompicapo la cui risoluzione è alquanto complicata. Se il costo di downtime supera una certa soglia, ha un impatto di costo indiretto sul progetto al quale sto lavorando, viceversa abbandonando temporaneamente il task sul quale sto lavorando per risolvere il guasto, vi è comunque un costo da sostenere per il ritardo del progetto stesso. Tale costo è dato dal non rispetto delle scadenze, perché si è dovuto gioco forza fare altro, e dal tempo necessario per “calarsi” nuovamente nella fase di sviluppo del progetto. L’unico modo per ridurre il rischio di una scelta sbagliata, e quindi ridurre il costo al committente, consiste come al solito nel misurare i tempi e analizzarli mediante la creazione di kpi utili a tal fine. Ma questo è un altro discorso. Presuppone la creazione di un infrastruttura organizzativa, di risorse hardware e software, la cui implementazione non è possibile in breve tempo.
