Posts tagged ‘Project Management’

Scadenze? Siamo “obiettivi”?

Il puerile giuoco di parole che da il titolo al post del “ritorno”, perché è ormai da tanto che non scrivo più sul blog, è volutamente provocatorio.

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Nell’’ultimo periodo ho seguito la fase di start up di un nuova azienda (di cui scriverò in un prossimo post), ancora non terminata tra l’altro, che ha assorbito quasi tutte le mie risorse psicofisiche.

Lo stress è sollecitato, oltre che dal lavoro in se, anche da altre cause che posso sintetizzare così:

  • gli “scleri” degli operatori che non hanno ancora funzionanti tutti i loro strumenti informatici, e che per questo si sentono in diritto di sbraitare e, soprattutto, di poter sbagliare;
  • i ritardi dei fornitori esterni / la loro gestione;
  • il pressing della Direzione sulle scadenze.

In questo caso tutte le scadenze che avevo programmato sono saltate.

Senza entrare nel merito, mi sento di consigliare di moltiplicare per tre i tempi dei lavori stimati sulla base del “se tutto va bene, il tempo per portare il lavoro a termine è …”, se si è in presenza di una direzione tecnica cieca agli sforzi profusi per abbattere le resistenze, interne ed esterne, alla riuscita di un progetto.

Attenzione alle catene!

Se avete delle scadenze, ribaltatele sui fornitori esterni e/o in subappalto. Se non potete farlo (nel mio caso è stato così) da contratto, considerate in programmazione, un delta di tempo per effettuare i solleciti alle lavorazioni e soprattutto “scalate” le Vs richieste alla Direzione / Proprietà.

Siamo “obiettivi”?

La domande alla quali, quando avrò un momento in più per pensare, dovrò fornire risposta sono:

  1. Riusciamo ad essere obiettivi nel fissare una scadenza quando ci troviamo di fronte a fornitori “ingestibili”?
  2. Il rispetto assoluto di una scadenza, non può rappresentare un ostacolo alla realizzazione di un obiettivo (mi riferisco alla qualità del risultato di progetto)?

Sono bene accetti consigli e considerazioni di merito.

Ringrazio in anticipo chi interverrà.

Portfolio progetti

Come ogni anno (a proposito buon anno), puntuali come un orologio svizzero, arrivano le riunioni di programmazione strategica.

strategic_plan

L’aver condotto progetti di successo nell’anno che si è chiuso, aumenta la propria credibilità nei confronti del management. E’ sempre difficile raccogliere ed evidenziare correttamente i risultati ottenuti dai progetti svolti nell’anno precedente, il più delle volte per mancanza di tempo e di strumenti, tuttavia è necessario presentarsi a questi appuntamenti con una minima cognizione di causa (fosse anche solo una stima da confermare) di cosa si è fatto e sta funzionando, in quanto tempo, quanto è costato, e cosa bisogna ancora fare per “finalizzare il progetto”.

All’ordine del giorno di questo tipo di riunioni c’è sempre la definizione dell’AS IS, del TO BE e a volte anche del TO DO. Scorrono copiose, anno dopo anno, le dichiarazioni di buoni propositi, le innovazioni da implementare e le iniziative da intraprendere per controllare correttamente i costi e ottimizzare le risorse esistenti. Belle parole. Nei fatti bisogna gestire un portfolio progetti.

Come gestiamo il portfolio progetti?

Io utilizzo una combinazione di mappe mentali, in fase progettuale, e un foglio elettronico (Calc), in fase di rendicontazione. Raramente, purtroppo per mancanza di tempo e soprattutto di budget, WBS e GANTT.

Il template della mappa di base è all’incirca il seguente:

image

Il foglio elettronico che utilizzo per tenere traccia delle fasi, e monitorare l’andamento dei task, anche se cambia di volta in volta, raccoglie i seguenti dati:

  • descrizione progetto;
  • fasi;
  • task;
  • risorse utilizzate (personale interno, fornitore esterno, ruolo);
  • periodo (il e/o da – a);
  • note (mi annoto tutto, comportamento degli attori, problemi e successi);
  • lista acquisti;
  • gg lavoro stimati;
  • gg lavorati;
  • costo totale progetto;
  • costo attuale.

Quando ho il tempo di utilizzare WBS e GANTT, da vero amante dell’open source quale sono, utilizzo GANTT PROJECT … ma questo è un altro post.

A progetto terminato, e servizio rilasciato, solitamente effettuo due azioni:

  • un’indagine sulla soddisfazione degli utenti;
  • una comunicazione con taglio dimostrativo (in realtà sono due, una rivolta al management, l’altra all’utente finale).

Ma anche questo è un altro post.

Alla prossima!

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